会议是企业经营活动中不可缺少的一种互动方式，也是企业不同部门或同一团队之间最简单有效的沟通形式。随着企业规模及业务的不断扩张，信息流量也迅速增加，企业的中层管理或员工等需要通过一定的渠道与决策层进行信息交流，或者下级向上级进行工作汇报及问题反馈，这时候会议就发挥着越来越重要的作用。
会议有线下和线上两种方式，线下会议容易受会议室、人员到位等客观因素影响，已逐渐被线上会议所超越。线上会议经历了电话语音到视频的演变，视频会议系统把视频、音频、文字等多种媒体信息超越时空限制呈现在人们眼前，给人们带来了极大的便利。那么怎样才能成功举办一场视频会议？以下五点建议对你或许有所帮助。
会议规模——会议场所选择的前提
视频会议要用到各种会议系统和设备，不同设备对会议场所的大小有一定要求，需要根据参会人数安排不同空间的会议室。我们将20平米以内适合2-4人的空间划分为小微型会议，20-30平米空间适合4-6人规模的划分为中小型会议。明确会议规模，就方便选择各种视频会议设备去搭建会议场所。
会议场所尽量选择没有落地玻璃墙或大玻璃窗的空间，因为大面积的玻璃会反射光线，对视频成像造成影响。同时避免不必要的家具、线缆、色彩艳丽的艺术壁画、会反光的玻璃相框、移动的物体以及人流，因为这些都有可能会削弱远程视频会议同事的专注度，降低会议效率。
USB摄像头——正确挑选与位置摆放
USB摄像头主要看成像水平、可视角度、对焦技术以及是否满足你的特定需求。1080P就能满足大多数企业或个人使用，当然可以选更好的4K分辨率；可视角度上，个人用85°以上广角即可，中小型会议选100°以上超广角，企业大型会议则要用到120°超大广角；对焦分为固定聚焦和自动聚焦，企业会议选择对焦快、稳定清晰、不用调试焦距的固定对焦摄像头比较合适；有直播或带货等需求，则选自动聚焦摄像头，它可以自动调节镜头，支持近距离特写突出。
摄像头应放置在视线水平位，以便自然地看到座位上的参会者。根据不同摄像头的设计，可永久安装在墙壁上、显示屏上方、桌面及三脚架上。为了达到自然的眼神交流，可以将安装在显示屏上的摄像头上下调整角度，让坐得太近的人也能被看到。安装在三脚架上则适合视频演讲及在线教育等需要不断走动演示的场景，根据实际使用场景安装摄像头准没错。
全向麦克风——声音清晰洪亮是关键
笔记本电脑内置扬声器声音小、音质差，没有降噪功能，不能实时听清对方的讲话声音。因此，要成功开启视频会议，必须要有麦克风扩音助阵。WyreStorm威施德全向麦克风带高性能扬声器，最大音量115分贝，具备回声消除、主动背景降噪及语音增强等功能，让你的声音在视频会议中显得格外响亮清晰并且没有一丝环境杂音。
要获得更好的通话音频，可以将全向麦克风放在桌子中间，以便所有参会者都能平等地听到与被听到。麦克风的全双工性能和5米全方向拾音，能让参会者清晰顺畅地交谈。注意将能够干扰或阻塞麦克风音频传输路径的东西挪开，例如桌面上的水杯、书本资料等。
网络延时率——决定视频会议的体验
视频会议成功举办的决定性因素，是网络带宽。当网络延时率为3%时，视频会议画面开始颤动，当网络延时率5%时，视频画面越来越不清楚。在企业会议室构建时，应该创建一个单独的互联网，保证音视频的最佳传送效果，没有单独的互联网，则可以将视频会议网络带宽设定为2M和优先。
在视频会议过程中，应该持续改进网络延时率，关闭电脑系统中占用网络资源较多的应用程序，确保有充足的网络带宽支撑音视频传输质量和清晰度。如果网络带宽确实难以改善优化，要获得流畅低延时的视频会议体验，就需要在视频清晰度等方面进行权衡。
会议软件——实现高效协作的工具
视频会议少不了会议软件，云视频会议软件五花八门，要实现高效协作，必须考虑三个方面：流畅稳定性、开放兼容性、管控安全性。选择支持上百人同时稳定接入视频会议且依旧流畅的软件，同时最低要支持1080P音视频播放。在开放兼容性上选择支持多终端入会，例如：PC、MAC、手机、PAD、电话等，能提供会议录制、屏幕共享、在线文档等超多开放协作功能更佳。