虽然办公室对企业仍然很重要，但工作场所的未来无疑是属于混合的。在混合办公时代，员工必须能够在任何时间及任何地点进行高效协作，即便他们并不总在一个房间。为了确保混合工作场所的有效协作，企业应同时关注两个关键，室内协作体验和视频会议体验。
无论员工是在家里、办公室还是差旅中，企业必须为他们提供平等一致的远程会议体验。开启视频会议需要有清晰的视频图像与高质量的通话音频，以便达到像面对面一样的互动及沟通效果。为了有效满足混合工作场所的需求，企业需要确认会议空间是否允许远程员工平等参与视频会议。
一、设备选择：实现平等参与会议
企业在构建混合工作场所时，需要解决的关键问题是：希望员工怎样与会议室中的音视频设备进行交互？在房间内开启视频会议有三种方式：BYOD自带设备、会议室专用PC、专用视频会议系统。它们各有优势和缺点，企业在选择时应从自身实际出发。
BYOD自带设备就是用自己的笔记本电脑运行视频会议平台，再通过HDMI线接入会议室显示器即可开启会议，好处是低成本和开会方式灵活，缺点是主持会议时不方便记录笔记或执行多项任务；会议室专门部署一台PC用于视频会议的模式，优点是开会时只需连接摄像头、麦克风等外设，本地会议体验更进一步，缺点是PC和外设之间的连接线可能会造成混乱，还会增加设备投资成本。
专用视频会议系统，它是一种将处理、摄像头、音频集成一体的视频会议设备。好处是自带本机会议应用程序，具备强大的管理选项，包括视频和音频设置、网络管理和显示定制。需要考虑的因素是方案昂贵，设备管理需要特定的平台或云服务，可能会影响用户体验。
二、用户期望：轻松且混合的体验
企业投资混合工作场所与视频会议设备的方式，应基于为员工、合作伙伴与客户创造出众的用户体验。企业通过思考以下这些问题，可以确定员工对视频会议的期望，以便帮助选择能够提高员工满意度和投资回报率。
混合工作：大多数员工是在办公室、外出还是在家工作，未来1-2年内会有什么变化？
会议形式：企业与合作伙伴的会议、企业内部会议，大多数是面对面会议还是视频会议？
会议空间：室内视频会议适合在多大会议空间举行？这在未来会发生改变吗？
协作工具：员工如何办公与协作？他们是否需要在会议室安装某些具有特别功能的设备。
随着越来越多的企业采用混合工作模式，他们正在创新会议室，为小型团队培养丰富的协作经验。这些小型会议室通常可容纳不超过6人规模的会议，最适合一对一会见客户或快速小组讨论会议。企业投资混合办公时，需要优先支持这些小型团队协作空间的搭建。
三、会议平台：快速无缝加入会议
在制定室内视频会议部署计划时，首先需要做出的一个重要决定：是使用本机还是互操作体验。因为一些视频会议软件已经在其平台中创建了互操作性，因此用户可以使用任何视频会议平台。在某些情况下，它可能会提供企业所需的本地面对面会议体验，以及所需的互操作性。
如果超过75%的视频会议是通过特定的会议平台进行的，比如腾讯会议，那么企业可以选择使用本机进行室内视频会议。然而，如果用户通过两个或多个不同的平台连接到会议，那么与合作伙伴进行协作，互操作可能是你的最佳选择。
四、安全与管理：帮助提高协作效率
现在每个会议空间都有视频设备，投资混合工作场所成功的关键在于安全和管理，让IT人员或者技术水平有限的管理人员都可以处理。在大多数情况下，设备供应商甚至可以满足最具安全意识的组织和行业的要求。将视频会议设备安全问题交给供应商，企业可以降低成本和使用风险，尤其考虑到构建不同解决方案需要不同的带宽时。
通过选择一个具有丰富监控和分析功能的解决方案，来优化企业的混合办公投资。可以通过在混合型员工队伍中搜集设备性能信息，帮助IT团队持续掌握会议设备性能和最终用户体验，还能帮助IT团队确定问题是基于用户还是平台。积极主动的管理有助于提高员工的士气和对室内会议的兴奋感。
五、灵活性：适用于现在及未来
企业构建室内视频会议系统应该建立在灵活的前提上，必须能够适应所有员工的需求，不仅是现在能够，而且是未来也能够。因为企业投资构建了新的办公场所，支持混合式和在家办公，切换视频会议平台，扩展协作选项等，所有使用越久越能摊销投入的成本。
投资经得起时间考验的混合办公技术，无惧技术的发展和决策的变化。当企业使用统一的室内视频会议设备时，无论是选择哪家供应商，都可以根据业务需要灵活添加或更换视频会议平台。通过投资长期灵活性的技术，还可以避免浪费时间和精力进行新设备的员工使用培训。